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電子定款の作成手順について

定款とは会社を運営していくうえで根本となるルールを定めたもので、会社設立の際に必ず作成しなければならない書類です。

定款は会社になくてはならない存在ですから、改ざんや紛失があってはなりません。そこで、定款の作成には厳重な手続きが求められます。近年では、定款を書面だけではなく、PDFファイルで申請することが可能になりました。いわゆる電子定款という制度です。

印紙税法ではPDFファイルは文書に該当しませんから、書面で申請した場合の収入印紙4万円がかからないのが電子定款を活用する最大のメリットです。電子定款を作成するためには、マイナンバーカードやマイナンバーカードに対応するICカードリーダライタ、そして、各種ソフトが必要です。各種ソフトとは、定款を電子化するために必要なPDF変換ソフトと、法務省のホームページから無料でダウンロードできる「電子署名プラグインソフト」を指します。

作成の手順としては、あらかじめ作成していた定款をPDF変換ソフトで電子化していきます。電子化する前に、公証役場や法務局でチェックを受けておくことが注意点です。続いては、代表者のマイナンバーカードと印鑑を持って自治体を訪問し、電子証明書を取得します。電子証明書を取得したら、作成した定款に電子署名を埋め込む作業へと進みます。

電子証明書が入ったマイナンバーカードをICカードリーダライタで読み取り、あらかじめダウンロードしていた電子署名プラグインソフトを活用して、作成した電子定款に署名を付けます。作成が終わると電子認証の手続きへと進みます。以上が電子定款の作成の流れですが、PDF変換ソフトは高額であることや、初めての手続きの場合、困難が伴うケースもよくあります。そこで、作成はプロの代行業者に依頼するのが一般的です。

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